חברות וארגונים שעברו לניהול במתכונת משרד דיגיטלי, רכשו תוכנת ניהול מסמכים והחלו בהליך סריקת מסמכים (בין אם באמצעות שירותי סריקה של חברת סריקה מקצועית, חברות המתמחות בתחום סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים), או בלקיחת המסמכים שלהם לסריקה בלשכת סריקה חיצונית, או באמצעות רכישת סורק מסמכים מקצועי, או בשכירת סורק מסמכים מהיר וביצוע הסריקה בעזרת עובדי הארגון, מרגישים בשינוי הדרמטי באופן ניהול הארכיון הדיגיטלי בו מנוהלים כעת מסמכי הארגון.
הם מבינים כי סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי חוסכת לארגון שטחי אחסון, תורמת להורדת עלויות הניהול, מסייעת בתפעול מהיר ויעיל בשליפת וניהול המסמכים ומקטינה את ההוצאה בגין עלויות צילום מסמכים, הדפסה ורכישת מתכלים.
סריקת מסמכים חכמה מאפשרת למאות ואלפי משתמשים בארגון גישה מהירה לספריית המסמכים ולאינדקס הדיגיטלי. מתן הרשאות לשליפה, צפייה, עריכה וביצוע שינויים במסמכים, מייצרים הגנה ואבטחה נאותים על הידע הארגוני.
סריקת מסמכים למחשב מאפשרת ניהול ידע באופן יעיל ומתקדם, תוך הקפדה על גיבוי המידע ואבטחתו מפני גורמים עוינים. ביצוע גיבוי למסמכים הדיגיטליים תורם לחסכון בעלויות האחסון והשמירה של קרטונים עמוסים במסמכים הפזורים בשטחי המשרד.
משרד דיגיטלי – מה התועלות המיידיות?
• חיסכון בהוצאות בגין קניית ספריות, מדפים, חבילות נייר, ארגזים וקרטונים, קלסרים.
• חסכון בשטחי אחסון במשרד. חסכון בעלויות שכר הדירה. חסכון בעלויות המיסוי העירוני.
• העלמת המסמכים והקרטונים תיצור משרד אסתטי ונעים לעובדים ולמבקרים.
• יכולת לבצע אחזור מסמכים מהיר בכל פרמטר שתבחרו בתוכנת ניהול המסמכים ויכולת שליפת כל מסמך שתרצו בשניות ספורות
• חסכון בעלויות אחסון המסמכים בבית גניזה (בית ארכיב).
• המשרד יהיה יעיל, חסכוני, נקי, מרווח, אסתטי וירוק.
ניהול מסמכים – אבטחת מידע משופרת
אבטחת המידע בארגון קובעת את המשך פעילות הארגון. אם סודות הארגון הפכו לנחלת הכלל, הארגון מאבד את הערך המוסף שלו ואת יתרונותיו על פני המתחרים. באמצעות אבטחה נכונה של המידע הארגוני ניתן להגן על הקבצים הדיגיטליים במערכת המחשוב הארגונית.
סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לארגון יכולת לגבות את המסמכים באמצעים חיצוניים (דיסק קשיח, דיסק און קי, טייפ גיבוי וכו') וליהנות מאבטחת מידע משופרת. הקבצים הדיגיטליים מאוחסנים בארכיון דיגיטלי בשרתי החברה או באתרי האינטרנט שלה, ובאמצעות ממשק אינטרנטי מאובטח לתת הרשאות גישה למשתמשים.
אם סיימתם את שלב סריקת המסמכים עוד בטרם רכשתם והתקנתם תוכנת ניהול מסמכים, מה עושים עכשיו? פונים למקצוענים ויוצרים ארכיון דיגיטלי שיחסוך לכם זמן וכסף.
המאמר נכתב ע"י מנהל האתר דוקיומנטס.
ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שרותי סריקה, ארכיון דיגיטלי
www.documents.co.il
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכיםhttp://rentascanner.co.il מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכיםhttp://mismachim.co.il טל: 054-5880060
